Документы > Выдача и возврат документов > Выдача оригиналов и копий бумажных документов сотрудникам > Мониторинг выданных делопроизводственных документов

Для отслеживания местонахождения и контроля сроков возврата выданных делопроизводственных и финансово-хозяйственных документов используйте список «Документы к возврату» (модуль «Делопроизводство»).

В списке отображается информация о входящих и исходящих письмах, приказах, протоколах, служебных записках, документах по проектам и финансово-хозяйственных документах, оригиналы или копии которых:

•выданы сотрудникам и подлежат возврату. У таких документов в карточке на закладке «Выдача» есть запись с действием «Выдача сотруднику» и нет отметки о возврате;

•отправлены контрагентам через сервис обмена и ожидают подписания со стороны контрагента. У таких документов в карточке на закладке «Выдача» есть запись с действием «Согласование с контрагентом», в примечании указано «Отправлен через сервис обмена» и нет отметки о возврате. В списке для данных документов указан способ доставки «Сервис эл. обмена».

Важно. Оригиналы или копии одного документа могут быть выданы нескольким сотрудникам. В этом случае в столбце Кому передан будет указан сотрудник, который должен вернуть документ раньше остальных. В столбце Срок возврата будет указана дата, к которой сотрудник должен вернуть документ.

Чтобы добавить отметку о возврате бумажного экземпляра документа, выделите документ в списке и на панели действий нажмите на кнопку Вернуть документ. Отметку о возврате документа могут добавлять сотрудники, которые имеют права на изменение документа и входят в группу регистрации делопроизводственных или договорных документов (для добавления отметки о возврате финансово-хозяйственных документов).

Важно. Отметки о возврате документов, которые отправлены через сервис обмена, добавляются только автоматически.

Для поиска документов в списке по заданным параметрам используйте панель фильтрации.

Параметры фильтрации документов к возврату
Документ
Вид документа	Документы выбранного вида, например, Входящее письмо, Приказ, Счет-фактура
Находится
У сотрудника	Документы, выданные указанному сотруднику
В подразделении	Документы, выданные сотрудникам указанного подразделения
Получен из
Группа регистрации	Документы, зарегистрированные или с зарезервированным номером в журнале регистрации указанной группы регистрации
Дело	Документы, которые были выданы из указанного дела
Просроченные
Только просроченные	Документы, у которых истек срок возврата и нет отметки о возврате
Должен быть возвращен
До конца дня До конца недели До конца месяца В период	Документы, которые должны быть возвращены в выбранный период

Совет. Отфильтрованный список можно экспортировать в Microsoft Excel в формате XLS или в таблицу формата CSV. Например, для последующей печати или для анализа данных списка с количеством записей более 1000. Для этого на панели действий в выпадающем списке выберите пункт Экспортировать в Excel или Экспортировать в CSV:

СМ. ТАКЖЕ