В печатной форме официального документа необходимо указывать его регистрационные данные. Это позволяет ссылаться на документ, например, в последующих приказах или распоряжениях. Однако часто документы регистрируются после подписания, а изменять содержимое подписанного документа нельзя.

Теперь при преобразовании документа в формат PDF можно дополнительно добавить отметку с номером и датой регистрации:

Администратор может настроить положение отметки на странице в шаблоне документа. В этом случае делопроизводителю достаточно выбрать вариант расположения По шаблону, и она появится в нужном месте.

Координаты отметки можно задать самостоятельно, например, если документ загрузили из файла или со сканера, либо создали из шаблона, в котором ее расположение не определено:

Также отметка может добавляться автоматически в ходе согласования документа. Для этого в варианте процесса нужно настроить блок, отвечающий за преобразование в PDF:

Если документ не удалось конвертировать в PDF с отметками, выполняется выход из блока «Ошибка преобразования». В этом случае ответственный за регистрацию получает задание на преобразование вручную.

Новое задание добавлено в варианты процессов по умолчанию для согласования:

•исходящих писем;

•внутренних документов;

•служебных записок (расширенный);

•входящих счетов.

Аналогичные изменения добавлены в сценарий «Преобразование в PDF», который используется в правилах согласования по регламенту.